Facility management, vaak gezien als een puur operationele functie, is snel aan het transformeren. Met de toenemende complexiteit van maatschappelijke uitdagingen, wordt deze rol hoe langer hoe meer erkend als cruciaal voor het langetermijnsucces van organisaties. Hoe ontpoppen Facility Managers zich tot strategische adviseurs met behulp van effectief stakeholdermanagement en het benutten van belangrijke data?
Afstemming met maatschappelijke uitdagingen
Facility management is niet langer alleen het beheer van hard en soft services, of anders gezegd gebouwen en diensten. Het speelt een sleutelrol bij het aanpakken van enkele maatschappelijke vraagstukken zoals duurzaamheid, krapte op de arbeidsmarkt, welzijn en veiligheid.
Facility managers zijn uniek gepositioneerd om organisaties op weg te helpen met maatschappelijke uitdagingen. Dit omvat onder andere het implementeren van strategieën rond MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) zoals afvalvermindering, energie-efficiëntie en CO2-uitstoot. Ook binnen het HR domein spelen zij een belangrijke rol bij het creëren van gezonde en veilige werkplekken die voldoen aan de verwachtingen en beleving van zowel interne als externe stakeholders.
De rol van een Facility Manager verschuift hierbij van een focus op kostenbesparing naar het bijdragen aan strategische bedrijfsdoelstellingen.
Goed stakeholdermanagement is cruciaal
De evolutie van een Facility Manager naar een strategische adviesrol is een veelbelovende shift voor alle betrokken stakeholders. Deze transitie moet goed ondersteund worden met enerzijds de juiste training voor de Facility Manager, anderzijds door het maken van de juiste afspraken en doelstellingen met alle partijen.
Een kernvoorwaarde is het vermogen om sterke, strategische relaties te ontwikkelen, zowel binnen als buiten de organisatie. Dit vereist een grondige kennis van de bedrijfsdoelstellingen en actieve samenwerking met andere afdelingen zoals IT, HR en Finance om geïntegreerde oplossingen te bieden die de gehele bedrijfsstrategie ondersteunen.
Daarnaast moeten Facility Managers bekend zijn met technologische oplossingen die operationele efficiëntie en data driven besluitvorming bevorderen. Een voorbeeld hiervan is het implementeren van IoT-oplossingen voor slimme gebouwen, die niet alleen de operationele efficiëntie verbeteren maar ook strategische gegevens leveren voor bredere bedrijfsdoeleinden.
De kracht van data in Facility Management
Digitalisering is bij de meeste organisaties een belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces. Hoe meer we evolueren naar een data driven business, hoe belangrijker het wordt voor de facilitaire wereld om hier op een goede manier op aan te sluiten. Digitalisering is dan ook onlosmakelijk verbonden met een toekomstbestendig facility management.
Met toegang tot gegevens over Environmental, Social, and Governance (ESG), Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), kantoorgebruik en werknemerswelzijn, zijn Facility Managers uitgerust om besluitvorming op C-level mee te sturen. Door deze gegevens juist te interpreteren en strategisch te gebruiken, kunnen zij direct bijdragen aan de bedrijfsstrategie.
Daarnaast stelt data hun in staat om met de juiste informatie, zowel realtime als predictive, in te spelen op de veranderende behoeften van gebruikers van kantoorruimtes en hun verwachtingen. We gaan meer en meer naar een ‘workplace as a service’ waarbij de individuele beleving centraal staat. Het correct ontsluiten van data en vooral de integratie ervan, zal de Facility Manager toelaten om dynamisch alle facilitaire diensten te beheren.
Het laat hen ten slotte ook toe om een doorgedreven en realtime rapportage op te leveren. Hierbij kunnen ze de impact van hun werkzaamheden en initiatieven op de organisatie ook makkelijker dan ooit aantonen. Dit leidt tot meer focus op KPI’s en SLA’s, wat voor beide partijen positief is.
Conclusie
Hiermee wordt het makkelijker om de traditionele perceptie van facility management als een niet-strategische kostenpost te doorbreken. Door proactief en gericht te communiceren met de juiste stakeholders, hun impact te kwantificeren en realtime rapportages met de juiste KPI’s wordt de meerwaarde van een Facility Manager al heel snel duidelijk. Zeker als je dit bekijkt in termen als ROI, risicobeperking en hun bijdrage aan bedrijfscontinuïteit.
La gestion facilitaire, souvent considérée comme une fonction purement opérationnelle, se transforme rapidement. Avec la complexité croissante des défis sociétaux, ce rôle est de plus en plus reconnu comme crucial pour le succès à long terme des organisations. Comment les Facility Managers peuvent-ils devenir des conseillers stratégiques grâce à une gestion efficace des parties prenantes et à l'exploitation de données clés ?
Alignement sur les défis sociétaux
Le Facility Management n'est plus seulement la gestion des services matériels et immatériels, ou en d'autres termes des bâtiments et des services. Il joue un rôle clé dans la résolution de certaines questions sociétales telles que la durabilité, les tensions sur le marché du travail, le bien-être et la sécurité.
Les facility managers sont particulièrement bien placés pour aider les organisations à relever les défis sociétaux. Il s'agit notamment de mettre en œuvre des stratégies de RSE (responsabilité sociale des entreprises) telles que la réduction des déchets, l'efficacité énergétique et les émissions de CO2. Dans le domaine des ressources humaines, ils jouent également un rôle important dans la création de lieux de travail sains et sûrs qui répondent aux attentes et aux perceptions des parties prenantes internes et externes.
Dans ce cas, le rôle du Facility Manager passe de la réduction des coûts à la contribution aux objectifs stratégiques de l'entreprise.
Une bonne gestion des parties prenantes est essentielle
L'évolution du Facility Manager vers un rôle de conseiller stratégique est un changement prometteur pour tous les acteurs concernés. Cette transition doit être soutenue par une formation adéquate du Facility Manager, d'une part, et par la conclusion d'accords et la définition d'objectifs appropriés avec toutes les parties, d'autre part.
La capacité à développer des relations stratégiques solides, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation, est une exigence fondamentale. Cela nécessite une connaissance approfondie des objectifs de l'entreprise et une collaboration active avec d'autres départements tels que l'informatique, les ressources humaines et les finances, afin de fournir des solutions intégrées qui soutiennent l'ensemble de la stratégie de l'entreprise.
En outre, les Facility Managers doivent connaître les solutions technologiques qui favorisent l'efficacité opérationnelle et la prise de décision fondée sur les données. Un exemple est la mise en œuvre de solutions IoT pour les bâtiments intelligents, qui non seulement améliorent l'efficacité opérationnelle, mais fournissent également des données stratégiques à des fins commerciales plus larges.
Le pouvoir des données dans la gestion facilitaire
La numérisation est un élément important du processus d'entreprise dans la plupart des organisations. Plus nous nous dirigeons vers une entreprise axée sur les données, plus il devient important pour le monde des installations de s'y connecter de manière adéquate. La numérisation est donc inextricablement liée à une gestion facilitaire à l'épreuve du temps.
En ayant accès à des données sur les aspects ‘Environmental, Social, and Governance’ (ESG), ‘Corporate Sustainability Reporting Directive’ (CSRD), l'utilisation des bureaux et le bien-être des employés, les Facility Managers sont équipés pour codiriger la prise de décision au niveau de la direction. En interprétant correctement ces données et en les utilisant de manière stratégique, ils peuvent contribuer directement à la stratégie de l'entreprise.
En outre, les données leur permettent de répondre aux besoins changeants des utilisateurs d'espaces de bureaux et à leurs attentes en leur fournissant les bonnes informations, à la fois en temps réel et prédictives. Nous nous dirigeons de plus en plus vers un « workplace as a service » où l'expérience individuelle est centrale. L'exploitation correcte des données, et surtout leur intégration, permettra au Facility Manager de gérer de manière dynamique tous les services de l'établissement.
Enfin, il leur permet également de produire des rapports détaillés en temps réel. Ce faisant, ils peuvent également démontrer l'impact de leur travail et de leurs initiatives sur l'organisation plus facilement qu'auparavant. Ils se concentrent ainsi davantage sur les indicateurs clés de performance et les accords de niveau de service, ce qui est positif pour les deux parties.
Conclusion
Il est ainsi plus facile de rompre avec la perception traditionnelle de la gestion facilitaire comme un coût non stratégique. Grâce à une communication proactive et ciblée avec les bonnes parties prenantes, à la quantification de leur impact et à l'établissement de rapports en temps réel avec les bons indicateurs clés de performance, la valeur ajoutée d'un Facility Manager devient rapidement évidente. Surtout si l'on considère le retour sur investissement, l'atténuation des risques et la contribution à la continuité des activités.