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Optimalisatie van Werkruimte: Aanpassen aan Flexibele Werkdagen en Desk-Sharing
Bij de meeste organisaties zien we een piek op dinsdag en donderdag, met een overschot aan bureauruimte en vergadermogelijkheden op de andere dagen. Op maandag, woensdag en zeker vrijdag komen er veel minder collega’s naar kantoor. Deels is dat te wijten aan deeltijdse arbeidsregimes, maar zeker niet enkel daaraan.
De meeste organisaties speelden hierop reeds in door het invoeren van desk-sharing maar er is nog heel wat te halen uit het verminderen van de kantooroppervlakte. Een deel van de financiële besparing die dit oplevert, kan je gebruiken om de collega’s in de goede richting te sturen.
Hoe kan je als organisatie sturen om dinsdag en donderdag te ontlasten en meer collega’s op kantoor te laten samenwerken op de andere dagen?
Je hebt hiervoor heel wat mogelijkheden, hieronder een greep tussen de opties.
Zoals vaak bepaalt het voorbeeldgedrag van het (hoger) management wat de gemiddelde medewerker doet. Plan je de teammeeting op een andere dag dan dinsdag of donderdag?
Zorgt het wekelijks directiecomité op dinsdag of donderdag voor aanwezigheid van meer collega’s op kantoor?
Zeker in flexomgevingen, is het van belang om de gezamenlijke momenten op kantoor van de verschillende teams in eenzelfde zone te spreiden. Een simpele afspraak tussen de verschillende leidinggevenden lost dit snel op.
Financiële en reserveringsstrategieën voor het balanceren van kantoordagen
Als de organisatie gebruik maakt van een tool om een werkplek te reserveren of deze zou gaan invoeren, kan je hierin ook sturend werken.
Je kan dan bijvoorbeeld parametriseren dat een medewerker enkel een dinsdag OF een donderdag in eenzelfde week kan reserveren. Maandag, woensdag en vrijdag kunnen dan lang op voorhand vastgelegd worden, dinsdag of donderdag slechts kort ervoor.
Je kan daarenboven ook een waarde aan een kantoordag koppelen, en de medewerkers een budgetpot geven.
Een hogere waarde voor dinsdag en donderdag zorgt ervoor dat een medewerker er minder van zal gaan reserveren vanuit zijn, haar of hun budget. Zo promoot je de populariteit van de wellicht minder bezette weekdagen.
Hybride vergaderen is intussen zo goed dat op dinsdag en donderdag virtueel vergaderen voor heel veel vergadermomenten in aanmerking komt!
Belangrijk om mee te nemen is de integratie van de thuiswerk- en mobiliteitspolicy zodat die zo goed als mogelijk op elkaar afgestemd zijn. Tijd voor een betere aanpak van het hybride werken en een bijhorende policy? Zeker!
GESCHREVEN DOOR
Michel Robberechts
Practice Leader Facility Management Consulting
Co-practice Leader Talent Sourcing
Optimiser l'espace de travail : s'adapter aux journées de travail flexibles et au partage de bureau
Dans la plupart des organisations, nous constatons un pic les mardis et jeudis, avec un surplus d'espace de bureau et d'options de réunion les autres jours. Beaucoup moins de collègues viennent au bureau les lundis, mercredis et certainement vendredis. Cela est dû en partie aux régimes de travail à temps partiel, mais certainement pas uniquement.
La plupart des organisations ont déjà réagi à cette situation en introduisant le partage de bureaux, mais il y a encore beaucoup à gagner en réduisant l'espace de bureau. Vous pouvez utiliser une partie des économies financières ainsi réalisées pour orienter vos collègues dans la bonne direction.
Comment pouvez-vous, en tant qu'organisation, réduire la charge de travail les mardis et jeudis et permettre à davantage de collègues de travailler ensemble au bureau les autres jours ?
Vous disposez de nombreuses options pour cela, vous trouverez ci-dessous une sélection d’options
Comme c'est souvent le cas, le comportement exemplaire de la direction (haute) détermine ce que fait l'employé moyen.
Planifiez-vous la réunion d'équipe un autre jour que le mardi ou le jeudi ?
Le comité de direction hebdomadaire veille-t-il à ce que davantage de collègues soient présents au bureau le mardi ou le jeudi ?
Surtout dans des environnements flexibles, il est important de répartir les moments communs au bureau des différentes équipes d'une même zone. Un simple accord entre les différents gestionnaires résoudra rapidement ce problème.
Stratégies financières et de réservation pour équilibrer les jours de bureau
Si l'organisation utilise un outil pour réserver un lieu de travail ou est sur le point d'en introduire un, vous pouvez également jouer un rôle de pilotage à cet égard.
Par exemple, vous pouvez paramétrer qu'un salarié ne puisse réserver qu'un mardi OU un jeudi dans la même semaine. Les lundis, mercredis et vendredis peuvent alors être réservés longtemps à l'avance, le mardi ou le jeudi seulement peu avant.
Vous pouvez également associer une valeur à une journée de bureau et offrir une cagnotte budgétaire aux employés. Une valeur plus élevée pour mardi et jeudi garantit qu'un employé réservera moins de son budget.
De cette façon, vous favorisez la popularité des jours de semaine peut-être les moins occupés.
Les réunions hybrides ont désormais tellement de succès que les réunions virtuelles du mardi et du jeudi conviennent à de nombreux moments de réunion !
Il est important de prendre en compte l’intégration de la politique de travail à domicile et de mobilité afin qu’elles soient le mieux alignées possible.
Il est temps d’adopter une meilleure approche du travail hybride et une politique d’accompagnement ?
Sans aucun doute!
ECRIT PAR
Michel Robberechts
Practice Leader Facility Management Consulting
Co-practice Leader Talent Sourcing