QUALIPSO est un bureau conseil.
Spécialisé dans la gestion du nettoyage, des Espaces Verts et un organisme de contrôle de la propreté.

Het beheer van een schoonmaakcontract, verre van een eenvoudige administratieve formaliteit, moet worden gebaseerd op solide fundamenten die zorgvuldig moeten worden vastgelegd in een fundamenteel document: het bestek. Dit document mag niet alleen de behoeften beschrijven, maar moet ook een rigoureus kwaliteitsreferentiekader bevatten, dat ervoor zorgt dat de verwachtingen en prestaties worden gemeten en nageleefd.
 
Een goed ontworpen bestek fungeert als een echte leidraad voor het gehele contractuele proces. Het geeft vanaf het begin richting en biedt de inschrijvers een heldere en nauwkeurige visie op wat er wordt verwacht. Dit voorkomt benaderingen of willekeurige interpretaties die tot buitensporige veiligheidsmarges kunnen leiden, wat voor de opdrachtgever extra kosten met zich mee zou brengen. Door de behoeften duidelijk te specificeren, wordt dit document een essentieel hulpmiddel om:

• Gedetailleerde en volledige informatie aan de dienstverleners te verstrekken, om buitensporige veiligheidsmarges te voorkomen die de prijzen kunstmatig kunnen verhogen.
• Een objectieve selectie van dienstverleners te waarborgen, gebaseerd op meetbare en relevante criteria.
• Een vloeiend, eenvoudig en efficiënt contractbeheer mogelijk te maken, waarbij de verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgesteld en de prestaties nauwlettend worden gevolgd.

Het bestek moet daarom essentiële elementen bevatten zoals de Service Level Agreements (SLA), prestatie-indicatoren (KPI's), en een duidelijk systeem van boetes of bonussen, afhankelijk van de behaalde resultaten.
 
Principes van een effectief bestek
 
Om echt effectief te zijn, moet het bestek voldoen aan verschillende fundamentele principes:

• Duidelijkheid en eenvoud: Elke term, elke eis moet expliciet worden gedefinieerd, zonder dubbelzinnigheid. Het document moet zowel op het gebied van woordgebruik als structuur toegankelijk zijn.
• Resultaatsverplichting: Voor reguliere diensten is het essentieel om meetbare en verifieerbare resultaten te eisen. De nadruk moet liggen op de verwachte kwaliteit, in plaats van op de ingezette middelen.
• Isolatie van laagfrequente werkzaamheden: Minder frequente werkzaamheden, zoals dieptereiniging of specifiek onderhoud van vloeren, ramen of meubels, moeten worden geïdentificeerd en apart gepland, zodat deze los van de reguliere taken kunnen worden behandeld en alleen worden gefactureerd als de juiste uitvoering is goedgekeurd door de opdrachtgever of zijn vertegenwoordiger.

Daarnaast moeten andere belangrijke elementen expliciet in het bestek worden opgenomen, zoals:

• De service level agreements (SLA),
• De personele middelen (aantal, kwalificaties),
• De technische middelen (vereiste apparatuur),
• Het operationeel beheer (planning, taakopvolging),
• Het kwaliteitsbeheer (regelmatige metingen en controle van de prestaties).

Het belang van nauwkeurige metrages
Een veelgemaakte fout bij bedrijven is het onderschatten van het belang van het verzamelen van nauwkeurige metrages van hun gebouwen voordat een aanbesteding wordt uitgeschreven. Door een gebrek aan tijd, of uit angst voor de kosten die dit met zich mee zou kunnen brengen, kiezen sommigen ervoor om deze gegevens over te slaan, in de veronderstelling dat ze van ondergeschikt belang zijn.
 
Echter, zonder nauwkeurige informatie over de te onderhouden oppervlakten, zullen dienstverleners marges voor veiligheidsredenen inbouwen. Hoewel deze marges aanvankelijk onzichtbaar zijn, kunnen ze al snel een zware last worden voor het totale budget van het contract. Een extra kostenpost van 2 à 3% over meerdere jaren kan leiden tot een aanzienlijk verschil, dat op de lange termijn moeilijk te rechtvaardigen is. Daarentegen vertegenwoordigen de kosten voor het verzamelen van metrages doorgaans slechts ongeveer 1% van de totale contractwaarde, een eenmalige investering die cruciaal is om ervoor te zorgen dat de aanbiedingen op vergelijkbare en objectieve gronden zijn opgesteld.
 
Bovendien is het zonder nauwkeurige metrages onmogelijk om de voorstellen van verschillende dienstverleners correct te analyseren, aangezien deze allemaal op verschillende uitgangspunten zullen zijn gebaseerd. Dit leidt doorgaans tot eindeloze discussies en aanpassingen na de start van het contract.
 
Conclusie
Investeren in een rigoureus bestek is absoluut geen onnodige uitgave. Integendeel, het is een essentieel middel om de correcte uitvoering van het contract te waarborgen, terwijl de kosten worden geoptimaliseerd. Deze kleine initiële investering helpt om veel grotere kostenoverschrijdingen tijdens de looptijd van het contract te voorkomen, terwijl het een volledige transparantie garandeert in de toewijzing van de diensten.
 
Neem dus de tijd om uw bestek goed op te stellen, om alle benodigde gegevens te verzamelen, en om een nauwkeurig kader vast te stellen voor het beheer van uw contracten. Dit stelt u niet alleen in staat de juiste dienstverlener te kiezen, maar ook om een effectieve en harmonieuze samenwerking op lange termijn te garanderen.
Denk er tijdig aan!

Meer informatie?  Contacteer Qualiso : https://www.qualipso.be/contacteer-ons/

La gestion d'un contrat de nettoyage, loin d'être une simple formalité administrative, doit reposer sur des bases solides qui doivent être soigneusement établies dans un document fondamental : le cahier des charges. Ce dernier ne doit pas se contenter de décrire les besoins, il doit aussi intégrer un référentiel de qualité rigoureux, garantissant que les attentes et les performances seront mesurées et respectées.

Un cahier des charges bien conçu est une véritable boussole pour l'ensemble du processus contractuel. Il permet de baliser le chemin dès le départ, offrant aux soumissionnaires une vision claire et précise de ce qui est attendu. Cela évite les approximations ou les interprétations hasardeuses qui pourraient entraîner des marges de sécurité excessives, engendrant un coût supplémentaire pour le donneur d’ordre. En détaillant clairement les besoins, ce document devient un outil essentiel pour :

• Fournir des informations détaillées et exhaustives aux prestataires afin d'éviter des marges de sécurité disproportionnées, qui pourraient gonfler artificiellement les prix.
• Assurer une sélection objective des prestataires, basée sur des critères mesurables et pertinents.
• Permettre une gestion contractuelle fluide, simple et efficace, où les responsabilités sont clairement établies et les performances surveillées.

Ainsi, le cahier des charges doit impérativement inclure des éléments clés comme les Service Level Agreements (SLA), les indicateurs de performance (KPI), ainsi qu'un système clair de pénalités ou de bonus en fonction des résultats obtenus.
Pour qu'il soit un outil réellement efficace, le cahier des charges doit respecter plusieurs principes fondamentaux :

• Clarté et simplicité : Chaque terme, chaque exigence doit être explicitement défini, sans ambiguïté. Le document doit être accessible, tant sur le plan du vocabulaire que de la structure.
• Obligation de résultat : Pour les prestations régulières, il est essentiel d'exiger des résultats mesurables et vérifiables. L'accent doit être mis sur la qualité attendue, plutôt que sur les moyens déployés.
• Isolation des travaux de basse fréquence : Les opérations moins fréquentes, comme le nettoyage en profondeur ou l'entretien spécifique des sols, des vitres ou des éléments mobiliers, doivent être identifiées et isolées dans la planification pour permettre de les traiter à part des tâches régulières et assurer qu’ils ne soient facturés que si la bonne réalisation a été validée par le donneur d’ordre ou son représentant.

En outre, d'autres éléments structurants doivent être explicitement mentionnés dans le cahier des charges :

• Les accords de niveau de service (SLA),
• Les ressources humaines (nombre, qualifications),
• Les ressources techniques (équipements nécessaires),
• La gestion opérationnelle (planning, suivi des tâches),
• La gestion de la qualité (mesures et contrôles réguliers des performances).

Une erreur fréquente parmi les entreprises consiste à sous-estimer l’importance de collecter des métrés précis de leurs bâtiments avant de lancer un appel d'offres. Par manque de temps, ou par crainte des coûts que cela pourrait engendrer, certains choisissent de s'en passer, pensant que ces données sont secondaires. 
Toutefois, sans des informations précises sur les surfaces à entretenir, les prestataires prévoirons des marges de sécurité. Ces marges, bien qu'initialement invisibles, peuvent rapidement peser lourd dans le budget global du contrat. Un surcoût de 2 à 3 % sur plusieurs années peut représenter une différence significative, difficilement justifiable à long terme. À l'inverse, le coût d'une prise de métrés ne représente généralement qu'environ 1 % de la valeur totale du contrat, un investissement unique crucial pour s'assurer que les offres sont établies sur des bases comparables et objectives.
De plus, en l'absence de métrés précis, il est impossible d’analyser correctement les propositions des différents prestataires qui seront toutes construites sur des bases différentes.  Cela donnera en général lieu à d’innombrables discussions et ajustement après le démarrage du contrat. 
Investir dans un cahier des charges rigoureux n'est en aucun cas une dépense superflue. Bien au contraire, il s’agit d’un levier essentiel pour garantir la bonne exécution du contrat, tout en optimisant les coûts. Ce petit investissement initial permet d’éviter des surcoûts bien plus importants sur la durée du contrat, tout en assurant une transparence totale dans l’attribution des prestations.
Prenez donc le temps de bien construire votre cahier des charges, de collecter toutes les données nécessaires, et d’établir un cadre précis pour la gestion de vos contrats. Cela vous permettra non seulement de choisir le bon prestataire, mais aussi de garantir une collaboration efficace et sereine sur le long terme.
Pensez-y à temps !

Plus d'infirmations ? Contactez Qualipso : https://www.qualipso.be/contacteznous/